Zo gebruik je AI om gespreksverslagen voor de Wmo supersnel te structureren

Iedere Wmo-consulent kent het wel: een goed gesprek met een inwoner, gevolgd door... een hoop schrijfwerk. Eindeloos knippen, plakken en herschrijven om het verslag netjes te krijgen. En dat terwijl de klok doortikt en het volgende gesprek alweer wacht. Goed nieuws: met AI kun je dit proces drastisch versnellen. Zonder in te leveren op kwaliteit. In deze blog lees je hoe.

Waarom gespreksverslagen in de Wmo zo veel tijd kosten

De realiteit van de werkdruk in het sociaal domein

De druk op professionals in het sociaal domein is hoog. Dossiers moeten op orde zijn, verslaglegging moet zorgvuldig en de administratie slokt vaak méér tijd op dan het contact met de inwoner zelf.

Veel herhaling, weinig ondersteuning

De gespreksverslagen volgen vaak eenzelfde opbouw: hulpvraag, eigen kracht, mogelijke ondersteuning. Toch beginnen veel professionals telkens opnieuw – zonder slimme ondersteuning of formats. En dat is zonde.

Wat AI hierin kan betekenen

Van ruwe notities naar gestructureerde tekst

AI-tools zoals ChatGPT kunnen uit losse notities een helder, gestructureerd verslag maken. Denk aan een verslag in Wmo-taal, met kopjes, correcte zinsopbouw en een neutrale toon.

Tijdswinst én kwaliteitswinst

De grootste winst? Tijd. Maar ook: consistentie, duidelijkheid en ruimte om écht te focussen op de inhoud in plaats van de vorm.

Aan de Slag: Zo zet je ChatGPT slim in bij gespreksverslagen

Stap 1 – Wat je moet voorbereiden

Zorg voor een korte samenvatting van het gesprek in steekwoorden. Bijvoorbeeld:– Woonvoorziening → traplift– Eigen kracht → dochter helpt 1x/week– Hulpmiddel → al rollator, onvoldoende– Wens → zelfstandig blijven wonen

Stap 2 – De juiste prompt gebruiken

Gebruik een simpele maar duidelijke prompt, zoals:

“Maak een professioneel gestructureerd gespreksverslag op basis van deze input. Gebruik de standaardstructuur van Wmo-verslagen: hulpvraag, eigen kracht, huidige situatie, mogelijke ondersteuning, vervolgstappen.”

Stap 3 – Toetsen en aanvullen op maat van de cliënt

AI helpt, maar vervangt jouw oordeel niet. Check of het verslag klopt, pas aan waar nodig en voeg specifieke informatie toe (bijv. medische aspecten, beleidsafspraken, overleg met collega’s).

Voorbeeld: Van notitie tot netjes verslag in 2 Minuten

Input uit een echt Wmo-gesprek

Ruwe notities:

• Mevrouw 78, woont alleen

• Traplopen lukt niet goed meer

• Dochter doet boodschappen

• Wil graag beneden slapen

• Heeft rollator maar komt de trap niet meer op

Output van ChatGPT (voorbeeld):

Hulpvraag: Mevrouw geeft aan dat traplopen steeds moeilijker gaat en dat zij de wens heeft om beneden te kunnen slapen. Eigen kracht: Haar dochter ondersteunt bij boodschappen en bezoekjes, maar woont niet in de buurt. Huidige situatie: Mevrouw gebruikt een rollator binnenshuis. De slaapkamer bevindt zich op de eerste verdieping. Mogelijke ondersteuning: Traplift of aanpassing woning (slaapkamer beneden). Vervolgstappen: Verkenning mogelijkheden woningaanpassing via Wmo-traject. Eventuele offerte opvragen.

Aandachtspunten en grenzen van AI bij verslaglegging

Privacy en AVG

Gebruik AI altijd binnen veilige kaders. Geen namen of adresgegevens invoeren in publieke tools. Overweeg een interne AI-oplossing of gebruik fictieve input voor de conceptversie.

Menselijke toetsing blijft nodig

AI schrijft snel, maar snapt geen context. Controleer altijd of het verslag juist, volledig en zorgvuldig is.

Tools & Tips: Dit heb je nodig om te starten

Welke AI-tools werken goed?

• ChatGPT (gratis of Plus-versie)

• Notion AI (voor interne verslaglegging)

• Whimsical of TLDraw (voor visueel structureren)

Handige formats en integraties

Maak vaste prompt-sjablonen aan in een Word-document of gebruik tools zoals Make om input-naar-verslag automatisch te laten verlopen.

Conclusie: Meer tijd voor de inhoud, minder gedoe met verslagen

AI kan een gamechanger zijn voor professionals in het sociaal domein – mits slim ingezet. Geen magische oplossing, wel een digitale collega die je helpt structureren, versnellen en vereenvoudigen. Zo houd jij meer tijd over voor wat echt telt: het gesprek met de inwoner.